Critères du programme, rôles et responsabilités

Portes ouvertes Ontario est un programme de mise en valeur du tourisme patrimonial et culturel, coordonné en partenariat par la Fiducie du patrimoine ontarien et un réseau de partenaires organisateurs communautaires à l'échelle de la province. Portes ouvertes Ontario vise à créer un accès gratuit aux sites patrimoniaux de l'Ontario, ainsi qu’à sensibiliser le public à leur sujet et à susciter un vif enthousiasme envers ceux-ci. En présentant ce programme dans votre communauté, vous offrez aux résidents et aux visiteurs une occasion unique d'explorer et d'apprécier les lieux et espaces parfois cachés et toujours intéressants des villes et villages de l'Ontario. Ces événements célèbrent l'identité de votre communauté, génèrent du bénévolat, suscitent l'intérêt envers le patrimoine de l'Ontario et favorisent le tourisme culturel et les possibilités de développement économique.

Les événements en personne devraient se dérouler sur une seule journée ou sur une fin de semaine entière entre avril et octobre chaque année. Les sites participants doivent offrir une entrée gratuite au public et peuvent inclure des musées, des lieux de culte, des bâtiments publics, culturels ou institutionnels, des entreprises privées, des bâtiments commerciaux et industriels, des sentiers et des zones naturelles – et plus encore. Le thème choisi pour cet événement qui se déroulera partout en Ontario en 2024 est la réutilisation adaptative — la mise en valeur de sites patrimoniaux affectés à des fins nouvelles pour mieux servir leurs collectivités, tout en conservant leurs attraits. Grâce à cette approche, nous reconnaissons la contribution de nos bâtiments historiques à la viabilité et au dynamisme économique et culturel de nos collectivités urbaines et rurales.

Les critères suivants doivent être respectés pour qu'une communauté puisse s'inscrire à un événement en personne dans le cadre du programme Portes ouvertes Ontario :

la formation d'un comité organisateur – le comité devrait être composé d'un éventail de partenaires communautaires, y compris (mais sans s'y limiter), le secteur du patrimoine, le secteur culturel, le secteur du tourisme, le secteur municipal, le secteur des entreprises et les bénévoles de la communauté;
le paiement des frais d'inscription – pour les événements en personne seulement (l'inclusion du contenu numérique est gratuite);
la nomination d'une personne-ressource principale par le comité organisateur local de Portes ouvertes pour assurer la coordination, la gestion et la liaison entre la Fiducie du patrimoine ontarien et la communauté/le regroupement de communautés participants;
la sélection de la ou des dates pour la journée ou les deux jours de l’événement Portes ouvertes, qui se tiendra entre avril et octobre de chaque année;
- chaque comité local détermine la ou les dates de son événement Portes ouvertes en personne;
- les sites doivent généralement être ouverts de 10 heures à 16 heures chaque jour, si possible;
- tout contenu numérique des sites peut être présent toute l'année et peut être mis à jour annuellement, selon les besoins;

un minimum de 10 sites doivent être ouverts pour l’événement en personne;
- si ce minimum ne peut être respecté ouverts, veuillez contacter la Fiducie du patrimoine ontarien pour connaître les options et obtenir des idées/suggestions;
- il n’y a pas de minimum pour les inscriptions de sites numériques;

les sites participants doivent présenter un intérêt historique, architectural, naturel ou culturel :
- les visiteurs d'un événement Portes ouvertes en personne doivent recevoir de l’information sur l'importance historique, culturelle, naturelle ou architecturale de tous les sites participants de Portes ouvertes Ontario;
- pour les activités « Portes ouvertes en ligne », les expériences devraient viser à inclure des vidéos, des visites virtuelles ou des expositions en ligne qui offriront des expériences complémentaires et non une simple reproduction d'une visite en personne du site;

l'entrée de chaque site participant doit être gratuite pour le public; les sites qui sont normalement ouverts doivent envisager d'ouvrir une partie supplémentaire de la propriété ou d'organiser un événement ou une activité spéciale comme une visite guidée, une visite à pied ou une autre interprétation unique;
le soutien de Portes ouvertes Ontario et de la Fiducie du patrimoine ontarien doit être reconnu dans tout le matériel promotionnel et publicitaire produit pour l'événement local en utilisant le logo Portes ouvertes Ontario.

Quel est le rôle de l'organisateur communautaire?

Chaque communauté doit former un comité organisateur Portes ouvertes. Des personnes précises devraient être chargées de recenser les propriétés, d'élaborer un programme d'interprétation et d'éducation, de faire du marketing et de la promotion, de gérer l'événement et de recruter des bénévoles. Le comité doit désigner une personne-ressource principale — l'organisateur communautaire — pour le représenter auprès de la Fiducie du patrimoine ontarien.

L'organisateur communautaire est chargé de :

sélectionner les sites participants à l'événement local;
déterminer les besoins locaux en matière de bénévoles et solliciter des bénévoles pour s’occuper des sites le ou les jours de l'événement (la Fiducie recueille également des formulaires sur l'intérêt des bénévoles tout au long de l'année et les transmet aux organisateurs communautaires);
gérer toute promotion locale précise de l'événement, en plus du soutien médiatique fourni par la Fiducie (voir la section ci-dessous sur le rôle de la Fiducie), comme des brochures imprimées locales, des achats de petites annonces locales, etc.;
vérifier que chaque site participant dispose d'une assurance de responsabilité civile suffisante pour participer à un événement public et qu'il respecte les normes minimales en matière de santé et de sécurité;
suivre la fréquentation des sites le ou les jours de l'événement.

Le comité organisateur assume la responsabilité de toutes les dépenses liées à l'événement communautaire, bien que les coûts puissent être partagés entre les partenaires et les sites. Des dépenses peuvent être engagées pour des éléments tels que des brochures et des cartes répertoriant tous les sites, du matériel d'interprétation, des événements de lancement locaux, les bénévoles/le personnel, le nettoyage, le marketing et la promotion à l’échelle locale, et la location de toilettes portables ou de barrières à l'accès. Le comité organisateur peut solliciter des commanditaires locaux pour l'événement local, à condition que de tels arrangements n'entrent pas en conflit avec une commandite à l’échelle de la province pour le programme.

Quel est le rôle de la Fiducie du patrimoine ontarien?

La Fiducie du patrimoine ontarien coordonne le programme à l'échelle de la province ainsi que la principale campagne publicitaire pour tous les événements Portes ouvertes Ontario. Elle travaille avec des entreprises commanditaires, des groupes de défense du patrimoine et du tourisme, les médias (presse écrite, numérique, télévision et radio) et d'autres organismes de financement pour fournir aux communautés participantes de Portes ouvertes Ontario les éléments suivants :

la coordination et l’administration générales du programme;
le soutien à la planification d'événements pour les organisateurs communautaires;
l'accès au site Web de Portes ouvertes Ontario, qui est l'outil le plus important pour promouvoir votre événement et le programme à l’échelle de la province (notre site Web reçoit des centaines de milliers de visites par an);
la promotion à l'échelle de la province, les relations avec les médias et l'image de marque par le biais de campagnes médiatiques payantes afin d'augmenter le nombre de visites sur le site Web de Portes ouvertes Ontario;
la traduction en français des renseignements sur les événements communautaires pour le site Web de Portes ouvertes Ontario et de tout autre matériel de marketing provincial;
des ressources communautaires, notamment des fiches de conseils sur des sujets tels que le recrutement et la gestion des bénévoles, l'obtention de commandites et de fonds, l'élaboration d'un plan promotionnel et publicitaire, la gestion des questions de santé, de sûreté et de sécurité, ainsi que des modèles de documents d'interprétation de la propriété, de communiqués de presse, d'enquêtes auprès des visiteurs et de formulaires d'évaluation de l'organisateur du site;
des panneaux bilingues colorés d'identification des propriétés de Portes ouvertes Ontario pour chaque site participant – sans frais supplémentaires pour les organisateurs.

Dates importantes

31 janvier 2024 — date limite pour les inscriptions anticipées (NOUVEAU) : les frais sont de 1 000 $ plus TVH pour les événements en personne.
31 mars 2024 — clôture des inscriptions pour 2023. Les frais sont de 1 500 $ plus TVH entre le 31 janvier et cette date.
31 mars 2024 — l'image de l'événement principal, les renseignements sur l'événement et les trois premiers sites doivent être soumis via le portail utilisateur du site Web Portes ouvertes Ontario.
30 jours avant l'événement — tous les renseignements sur le site doivent être fournis.
30 jours après l’événement — le formulaire d'évaluation de l'événement doit être remis.