portes ouvertes Ontario

Gestion de votre événement

Personnel rémunéré et bénévoles

Les comités organisateurs communautaires doivent s’assurer que chaque propriété dispose d’un nombre suffisant de bénévoles ou de personnel rémunéré par site. Ces personnes seront chargées de la bonne gestion des visites. Bénévoles et personnel :

Parmi le matériel fourni par la Fiducie aux collectivités participantes, citons une feuille d’information détaillée offrant des suggestions pour le Recrutement et la gestion des bénévoles.

Visiteurs

Le nombre de visiteurs attirés par chaque propriété varie considérablement. Une diffusion en temps utile du matériel de promotion aux habitants de la région et aux médias est indispensable pour éveiller l’intérêt local et régional envers votre projet. Il est également important, au moment où est organisée la manifestation, de placer des panneaux indicateurs bien visibles sur les routes et dans les rues afin de bien orienter les visiteurs vers le site. Les panneaux jaunes de Portes ouvertes Ontario – fournis par la Fiducie du patrimoine ontarien – peuvent être utilisés à cette fin.

Sur chaque site, un représentant doit mettre au point une méthode de recensement des visiteurs. Le taux de fréquentation sera enregistré et soumis au comité organisateur. Ce dernier devra inclure ces chiffres dans le formulaire d’évaluation remis à la Fiducie dans le mois suivant la fin de la manifestation. Le fait de fournir des chiffres définitifs sur le nombre de visiteurs permet à la Fiducie de valider le succès du programme et de prouver qu’il doit disposer d’un financement continu.

Les fiches d’information de la Fiducie – Conception du plan de promotion et de publicité, Participation à Portes ouvertes Ontario – Guide de l’organisateur et Conseils utiles : 101 conseils, fruit d’événements passés (un condensé des conseils des organisateurs communautaires) – fournissent des suggestions susceptibles d’accroître le nombre de visiteurs. Vous trouverez ces fiches dans les documents communautaires disponibles sur le site Web de Portes ouvertes Ontario.

Finances et financement

Budgétisation

Les collectivités qui participent à Portes ouvertes Ontario devront concevoir leurs propres plans de gestion et stratégie pour leur manifestation. Les comités organisateurs établiront un budget, détermineront les ressources financières nécessaires et trouveront le financement ou les commanditaires voulus pour payer les coûts communautaires. Les stratégies de gestion de la manifestation dépendront évidemment de l’ampleur de cette dernière; toutefois nous pensons nécessaire de prendre en compte certains éléments budgétaires de base énumérés ci-dessous.

Les collectivités et groupes communautaires participant à l’opération devront verser des droits d’inscription de 1 695 $ (1 500 $, plus la TVH), qui témoigneront de leur engagement à prendre part à l’initiative Portes ouvertes. La date limite d’enregistrement est le 20 décembre 2019. Les frais doivent être payés et envoyés à la Fiducie dès que possible après l’enregistrement. Si votre collectivité a besoin d’une facture pour traiter le paiement, veuillez en informer le personnel de la Fiducie qui vous en fournira une.

Le comité organisateur assume la responsabilité de tous les frais afférents à la manifestation, les coûts pouvant toutefois être partagés entre les partenaires et les sites. Au nombre des dépenses prévisibles, citons : cartes et brochures comportant une liste des sites, matériel documentaire, activités de lancement locales, frais afférents au personnel rémunéré et aux bénévoles, frais de nettoyage et d’entretien, de marketing et de promotion, et, enfin, de location de toilettes mobiles ou de barrières d’accès.

L’entrée des visiteurs à l’attraction principale de chaque propriété sera obligatoirement gratuite. En revanche, les autres programmes peuvent être payants. Il peut s’agir de conférences, de la vente d’objets et de boissons, voire de l’organisation de campagnes de collecte de fonds au profit de la restauration d’un édifice.

Parrainage

Les collectivités participant à l’opération pourront chercher le parrainage de sociétés ou de particuliers qui leur permettra de financer les frais de coordination, de promotion et de mise en œuvre de la manifestation prévue. Ce parrainage au profit de Portes ouvertes Ontario pourra se manifester par la prestation de services en nature, une couverture médiatique, un soutien financier ou toute autre ressource, le cas échéant.

Les commanditaires locaux participant à l’initiative Porte ouvertes seront mentionnés dans la documentation publiée par la collectivité, les événements et les produits, y compris :

La Fiducie du patrimoine ontarien trouvera des commanditaires pour le programme provincial. Le nom des commanditaires provinciaux figurera dans toute la documentation de marketing et de promotion, y compris dans la brochure promotionnelle de Portes ouvertes Ontario et sur le site Web du programme. Il est également possible de reconnaître l’action des promoteurs communautaires locaux sur la page du site Web de Portes ouvertes Ontario consacrée à l’événement.

Possibilités de financement

Compte tenu de l’intérêt croissant du public pour l’architecture, la culture et le patrimoine, Portes ouvertes Ontario a pour visée d’exploiter au maximum les possibilités touristiques régionales et d’encourager la population de la province et les visiteurs à venir visiter les sites du patrimoine et à participer aux activités organisées dans toute la province. Les événements Portes ouvertes Ontario constituent des occasions de promouvoir de nouvelles offres touristiques à visée culturelle et patrimoniale, de produits et de forfaits. L’opération aide les collectivités participantes à attirer des visiteurs. C’est la raison pour laquelle certaines manifestations organisées par les collectivités pourront bénéficier du soutien financier d’organismes et de ministères gouvernementaux. Les comités organisateurs sont invités à présenter une demande d’aide financière à un ou plusieurs de ces organismes de financement.

La Fiducie fournit une fiche d’information recensant les sources de financement possible pour des événements communautaires organisés dans la foulée de Portes ouvertes Ontario. Cette fiche fait partie des ressources offertes aux collectivités participantes.

Promotion et publicité

Les comités organisateurs devront mettre au point un plan de promotion et de publicité pour leur événement communautaire. Ce plan a pour objectif de faciliter les décisions et de garantir que toutes les personnes faisant partie de votre organisme travaillent en collaboration à la promotion de leur objectif commun. En outre, un plan bien articulé donnera une image positive au projet de la collectivité.

Il est à noter, en ce qui a trait aux ressources mises à la disposition des collectivités participantes, que la Fiducie fournit une fiche d’information offrant des conseils pratiques. Un modèle de plan de promotion et de publicité ainsi qu’un modèle de rédaction d’un communiqué de presse sur les événements communautaires organisés dans le cadre de Portes ouvertes Ontario y sont proposés. La Fiducie offre également une version électronique de son propre logo pour le matériel publicitaire local.

REMARQUE : Les remerciements à Portes ouvertes Ontario et à la Fiducie du patrimoine ontarien doivent être inclus dans tout le matériel de marketing et de promotion communautaire, notamment sur les sites et les pages Web de Portes ouvertes Ontario et de la Fiducie, ainsi que sur toutes les cartes et brochures descriptives des sites.

Le logo de Portes ouvertes Ontario sera placé en évidence sur toutes les publications. Les comités organisateurs ont également la possibilité d’ajouter ce logo dans la liste des partenaires financiers, sur la page de couverture de toutes leurs publications. L’adresse du site Web de Portes ouvertes Ontario (doorsopenontario.on.ca) doit figurer sur tout le matériel de marketing et de promotion publié par les collectivités.

Santé et sécurité

Tous les sites participant à Portes ouvertes Ontario doivent s’assurer du respect des exigences juridiques en matière de santé et de sécurité. La sécurité des visiteurs sur le site est essentielle. Les comités organisateurs doivent en conséquence s’assurer du respect de telles exigences avant l’ouverture du site.

L’ouverture d’une propriété au public comporte des risques de blessures, de vols, de pertes ou de dommages, et ceux-ci doivent être pris en compte. Des mesures de protection contre le vol (ou le vandalisme) d’effets personnels et de collections de la propriété doivent être prises dans chaque site.

Les sites doivent prévoir :

La Fiducie du patrimoine ontarien décline toute responsabilité en cas d’accident, de blessure, de perte ou de vol d’objets au cours des manifestations Portes ouvertes Ontario.

La Fiducie propose ses suggestions en matière de sécurité des événements communautaires organisés dans le cadre de Portes ouvertes Ontario dans la fiche d’information intitulée Guide de l’organisateur (incluse dans les documents remis aux collectivités).

Assurance contre les accidents corporels et dommages matériels

Les comités organisateurs doivent s’assurer que tous les sites et propriétés participant à l’initiative Portes ouvertes ont souscrit des polices d’assurance adéquates contre les accidents corporels et dommages matériels. Les contraintes dans ce domaine diffèrent dans notre province du fait de la nature des organisations, de la participation des ordres de gouvernement et des bénévoles engagés dans la gestion des manifestations Portes ouvertes Ontario. Chaque collectivité devra vérifier la couverture d’assurance fournie par l’organisation qui la chapeaute. S’il n’en existe pas, il importe de souscrire la police adéquate. Dans le cas où les événements communautaires Portes ouvertes sont chapeautés par une municipalité, les polices de responsabilité civile souscrites par ces instances peuvent couvrir les sites proposés. Pour ce faire, il faut consulter votre agent d’assurance. Signalons également que certains sites et édifices commerciaux, fédéraux, provinciaux ou municipaux fréquentés en temps normal par le public possèdent éventuellement leurs propres polices d’assurance.

En outre, chaque site participant à l’opération Portes ouvertes doit s’assurer qu’il possède une assurance des biens adéquate lui permettant d’ouvrir ce site au public. L’obligation de vérifier l’adéquation de la police d’assurance existante pèse sur le propriétaire du site qui devra, le cas échéant, souscrire une assurance supplémentaire. Les clauses des contrats variant d’une compagnie d’assurance à l’autre, il importe que chaque site contacte directement l’agent d’assurance avec lequel il a l’habitude de travailler afin d’assurer une parfaite couverture du site.

Les comités organisateurs de l’opération Portes ouvertes Ontario pourront également exiger de chaque site participant à un événement la signature d’un accord confirmant l’existence d’une assurance de responsabilité civile et contre les dommages et les vols. Auquel cas, les membres du comité concerné n’auront pas à assumer la responsabilité des accidents, blessures, dommages ou pertes lors d’une manifestation Portes ouvertes Ontario dans leur collectivité.

Création de partenariats touristiques

Les comités organisateurs des collectivités participant à l’opération Portes ouvertes devaient considérer la création de partenariats avec des exploitants d’entreprises touristiques communautaires destinés à créer de nouveaux produits et forfaits touristiques.

En voici quelques exemples :


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